3 טיפים להישמע מקצועי יותר בהודעות דוא'ל בעבודה

בעידן המודרני, העבודה שלך עשויה לדרוש ממך לשלוח מיילים לעמיתים לעבודה, לבוסים, ללקוחות ועוד.

המיילים שלך אינם הודעות פשוטות; זה מייצג את מי שאתה כעובד מקצועי. לכן, אתה רוצה לוודא שכל אחד מהמיילים שלך שנשלחים כתוב היטב וקל לקריאה.

אם החברה שלך משתמשת בתוכנית מסוימת - כמו Microsoft Outlook, למשל - אולי תרצה ללמוד כיצד להגיש בקשה עיצוב הודעה . ללא קשר לפלטפורמה שבה אתה משתמש להעברת הודעות, ישנם טיפים חיוניים שונים שעליך לשים לב אליהם לפני שאתה לוחץ על שלח בדוא'ל שלך.

למה avast תופס כל כך הרבה דיסק

תפקוד בתחום המקצועי יכול להיות מאתגר עבור כל אחד, אבל אולי בעיקר עבור אלה המנהלים את הסימפטומים של מחלות נפש או בעיות אחרות בבריאות הנפש.

למרבה המזל, ישנם כלים רבים זמינים באינטרנט שיעזרו לכם לנהל את גורמי הלחץ הללו, לפתח מנגנוני התמודדות טובים ולשתף ברגשותיכם. לחץ כאן למידע נוסף ומאמרים שיכולים לספק תובנה נוספת וגישה לטיפול, במידת הצורך.

הגהה את דוא'ל העבודה שלך

הכלי החשוב והיקר ביותר שעומד לרשותכם הוא הגהה. לפני שאתה חושב על שליחת הדוא'ל שלך, שקול שאלה חשובה: האם הדוא'ל שלך הגיוני בדקדוק והגיוני?

בדוק אם יש שגיאות דקדוקיות באמצעות בודק האיות המובנה מראש של האימייל, אם זמין. אם אתה מפקפק בבודק האיות שלך, אל תפחד להשתמש במשאבים חיצוניים (כמו מילון מקוון).

שגיאות דקדוק אחרות שיש לשים לב אליהן עשויות לכלול:

• שימוש לא נכון באותיות גדולות
• שימוש לא נכון בסימני פיסוק (פסיקים, נקודות פסיק וכו')
• סגנון כתיבה וטון לא מתאימים למסגרת מקצועית
• שימוש לא נכון בשמות עצם - זה חשוב במיוחד כאשר פונים לאנשים אחרים; כמה דברים מביכים יותר מאשר איות שגוי בשם של מישהו (או משהו) חשוב!

לאחר שהאימייל שלך מוכן, קרא אותו בקול כדי לראות אם זה הגיוני. לפעמים, אתה יכול לדעת אם משפט 'כבוי' פשוט לפי איך שהוא נשמע.

משם, אתה יכול לבצע כל תיקון כדי לוודא שהזרימה הכוללת של האימייל תהיה עקבית.

לבסוף, ואם יש לך זמן, שמור את המייל כטיוטה ותתרחק ממנו. אתה יכול גם לבקש מחברים או משפחה מיידיים לקרוא את האימייל שלך כדי לראות אם הם מזהים שגיאות כלשהן.

כלל אצבע טוב הוא ללחוץ על 'שלח' רק כאשר אתה מרגיש בטוח שהגהה ושקללת מחדש את כל ההודעה שלך כמיטב יכולתך.

היו תמציתיים במיילים לעבודה

לכל אחד בחברה שלך יש את האחריות שלהם לקיים, אז זה מועיל לכבד את זמנם על ידי יצירת אימיילים תמציתיים. על ידי הפיכתם לקצרה, מתוקה ועניינית, תוכל לקבל תשובה ברורה במהירות ולהמשיך את היום שלך.

ראשית, ודא שההודעות שלך כוללות פסקאות קצרות וקלות להבנה. למעשה, כל פסקה לא חייבת להיות יותר משני משפטים.

נניח שהמייל שלך דורש ממך לכתוב מספר פסקאות באורך מלא. במקרה כזה, תוכל לשקול לקבוע פגישה אישית עם מי שאתה שולח אימייל כדי למזער בלבול ותקשורת שגויה.

ודא שכל אחת מהפסקאות שלך כוללת רק מידע רלוונטי. עד כמה שזה מפתה לשלב פרטים קטנים שעשויים לעזור לנמען שלך להבין את המסר שלך, אבל אם חותכים את התוספות האלה, אתה יכול ליצור אימייל קצר וישיר.

הודעות מסוג זה לרוב קלות הרבה יותר לקורא להבין, וסביר להניח שהצד המקבל שלך ישאל שאלות הבהרה בתגובה במידת הצורך.

דרך מועילה נוספת להשתמש בשפה תמציתית היא היזהרות מפעלים 'להיות'. לדוגמה, משהו כמו 'אני רוצה להיות מסוגל לשלוח דוח' יכול להתקצר ל'אני שולח דוח'.

בתרחיש זה, היית מבטל פועל 'להיות' ומחליף אותו עם פועל פעיל שמבטל מילוליות.

כתוב בנימה מכבדת

מעל לכל השאר, העבירו את המסר שלכם בכבוד.

תוקפנות באימייל עלולה להיראות מרושעת מכיוון שהנמען אינו מדבר אליך ישירות. אתה יכול להימנע מהטון המקרי הזה, אפילו כאשר אתה מעביר חדשות רעות, על ידי איזון שליליות עם חיוביות.

לדוגמה, אם אתה רוצה לבקר את הביצועים של עובד, אתה יכול להתחיל את המשפט באמירת משהו חיובי ולסיים אותו בביקורת שלך.

בנוסף, הימנע משימוש ב'אבל' . זה שולל את החצי הראשון של המשפט, כך שגם אם תתחיל במשהו חיובי, השימוש ב'אבל' עלול לגרום למישהו לחשוב שאתה לא הגון. אז, החלף את 'אבל' ב-'ו' כדי ששתי ההצהרות יישארו נכונות.

ייתכן שתחשוב גם לכלול חתימה קצרה בסוף ההודעה שלך. חתימות אלו יכולות לסייע בהעברת מידע חשוב ליצירת קשר ומידע אישי לנמען שלך.

אם תרצה, עבור להגדרות האימייל שלך והגדר חתימה הכוללת את שמך, מספר הטלפון שלך ליצירת קשר ואתרים אחרים שאתה קשור אליהם.

אם לחברה שלך יש לוגו, אתה יכול לשקול לשלב את הוויזואל כחלק מהחתימה שלך. התוצאה היא מייל שנשמע ונראה מקצועי, ששומר על טון מכבד.

סיכום

נקודה חשובה אחת שכדאי לזכור היא לשלוח הודעות קצרות, תמציתיות וללא שגיאות כמיטב יכולתך, אפילו באימיילים סתמיים יותר. תוך כדי כך, תראה לבוס שלך שאתה מכבד אותם, ואתה אומר לעצמך שאתה אכן איש המקצוע שהיית רוצה שאחרים יראו אותך בתור.