3 טיפים להישמע יותר מקצועיים בהודעות עבודה
בעידן המודרני, התפקיד שלך עשוי לדרוש ממך לשלוח מיילים לעבודה לעבודה, לבוסים, ללקוחות ועוד.
המיילים שלך אינם הודעות פשוטות; זה מייצג את מי שאתה כעובד מקצועי. לכן, אתה רוצה לוודא שכל אחד מהדואר האלקטרוני שלך שנשלח כתוב היטב וקל לקריאה.
אם החברה שלך משתמשת בתוכנית ספציפית - כמו Microsoft Outlook, למשל - ייתכן שתרצה ללמוד כיצד להגיש בקשה עיצוב הודעות . ללא קשר לפלטפורמה בה אתה משתמש להעברת הודעות, ישנם טיפים חיוניים שונים שכדאי לשים לב אליהם לפני שתלחץ על שלח בדוא'ל שלך.
עדכון windows אומר בהמתנה להתקנה
תפקוד בתחום המקצועי יכול להיות מאתגר עבור כל אחד, אך אולי בעיקר עבור מי שמנהל את הסימפטומים של מחלות נפש או בעיות נפשיות אחרות.
למרבה המזל, קיימים כלים רבים ברשת שיעזרו לך לנהל את הלחצים הללו, לפתח מנגנוני התמודדות טובים ולשתף את הרגשות שלך. לחץ כאן למידע נוסף ומאמרים שיכולים לספק תובנות נוספות וגישה לטיפול במידת הצורך.
הגה הגהה על הודעות הדוא'ל שלך
הכלי החשוב והיקר ביותר העומד לרשותך הוא הגהה. לפני שאתה חושב על שליחת הדוא'ל שלך, שקול שאלה חשובה: האם הדוא'ל שלך הגיוני מבחינה דקדוקית והגיונית?
בדוק אם קיימות טעויות דקדוקיות על ידי שימוש בבדיקת האיות שהוקמה מראש בדוא'ל, אם קיימת. אם אתה מטיל ספק בבדיקת האיות שלך, אל תפחד להשתמש במשאבים חיצוניים (כמו מילון מקוון).
שגיאות דקדוק אחרות שיש לשים לב אליה עשויות לכלול:
- שימוש שגוי באותיות גדולות
- שימוש לא נכון בפיסוק (פסיקים, נקודה-פסיק וכו ')
- סגנון כתיבה וטון לא הולמים לתפאורה מקצועית
- שימוש שגוי בשמות עצם - זה חשוב במיוחד כשפונים לאנשים אחרים; כמה דברים מביכים יותר מאשר כתיב שגוי בשמו של מישהו (או משהו) חשוב!
ברגע שהדוא'ל שלך מוכן, קרא אותו בקול רם כדי לראות אם זה הגיוני. לפעמים אתה יכול לדעת אם משפט מושבת פשוט לפי האופן שבו הוא נשמע.
משם תוכל לבצע כל תיקון כדי לוודא שהזרימה הכוללת של הדוא'ל היא עקבית.
לבסוף, ואם יש לך זמן, שמור את הדוא'ל כטיוטה, והתרחק ממנה. אתה יכול גם לבקש מכל חבר או משפחה מיידי לקרוא את הדוא'ל שלך כדי לראות אם הם מזהים שגיאות כלשהן.
כלל אצבע טוב הוא להכות את send רק כאשר אתה מרגיש בטוח שיש לך הגהה ושקלת מחדש את כל ההודעות שלך כמיטב יכולתך.
התחלה חדשה לעומת איפוס
היה תמציתי בדוא'ל עבודה
על כל אחד מחברתך מוטלת האחריות לשמור עליהם, ולכן כדאי לכבד את זמנם על ידי יצירת אימיילים תמציתיים. על ידי הפיכתם לקצרים, מתוקים ולעניין, תוכלו לקבל תשובה ברורה בחזרה במהירות ולהמשיך ביום שלכם.
ראשית, וודא שההודעות שלך כוללות פסקאות קצרות וקלות להבנה. למעשה, כל פסקה לא חייבת להיות ארוכה משני משפטים.
נניח שהדוא'ל שלך מחייב אותך לכתוב מספר פסקאות באורך מלא. במקרה כזה, תוכל לשקול לתזמן פגישה אישית עם מי שאתה שולח אליו כדי למזער בלבול ותקשורת לא נכונה.
ודא שכל אחת מהפסקאות שלך כוללת רק מידע רלוונטי. עד כמה שזה מפתה לשלב פרטים קטנים שעשויים לעזור למקבל שלך להבין את המסר שלך, אך לחתוך את התוספות האלה, תוכל ליצור דוא'ל קצר וישיר.
לעתים קרובות קל יותר להבין סוגים אלה של הודעות לקורא, והצד המקבל שלך ישאל ככל הנראה שאלות הבהרה בתגובה במידת הצורך.
איבדתי את שלט האש
דרך מועילה נוספת לשימוש בשפה תמציתית היא להיזהר מלהיות פעלים. למשל, משהו כמו שאני רוצה להיות מסוגל לשלוח דוח יכול להתקצר עד שאני שולח דוח.
בתרחיש זה היית מחסל את הפועל להיות ולהחליף אותו לפועל פעיל שמבטל את המילה.
כתוב בטון מכבד
מעל לכל דבר אחר, העבירו את המסר שלכם בכבוד.
תוקפנות בדוא'ל יכולה להיתקל במצב רוח מרושע מכיוון שהנמען אינו מדבר אליך ישירות. אתה יכול להימנע מהטון המקרי הזה, גם כאשר אתה מביא חדשות רעות, על ידי איזון שליליות עם חיוביות.
למשל, אם אתה רוצה לבקר את ביצועי העובד, אתה יכול להתחיל את המשפט באמירה חיובית ולסיים אותו בביקורת שלך.
בנוסף, הימנע משימוש אך . זה שולל את המחצית הראשונה של המשפט, כך שגם אם אתה מתחיל במשהו חיובי, שימוש אך עלול לגרום למישהו לחשוב שאתה מבטל. אז, החלף אבל עם וכדי ששתי ההצהרות יישארו נכונות.
הטלפון הנייד לא יכול היה להפעיל את רשת הנתונים הסלולרית
אתה יכול גם לחשוב על הכללת חתימה קצרה בסוף ההודעה שלך. חתימות אלה יכולות לעזור להעביר קשר חשוב ומידע אישי לנמען שלך.
אם תרצה, עבור אל הגדרות הדוא'ל שלך והגדר חתימה הכוללת את שמך, מספר הטלפון ליצירת קשר ואתרים אחרים שאתה משויך אליהם.
אם לחברה שלך יש לוגו, אתה יכול לשקול לשלב את הוויזואל כחלק מהחתימה שלך. התוצאה היא מייל שנשמע ונראה מקצועי, ששומר על טון מכבד.
סיכום
אחד מההסעות העיקריות שיש לזכור הוא להעביר הודעות קצרות, תמציתיות וללא טעויות כמיטב יכולתכם, אפילו במיילים מזדמנים יותר. בכך תראה לבוס שלך שאתה מכבד אותם, ואתה אומר לעצמך שאתה אכן איש המקצוע שאתה רוצה שאחרים יראו בך.
